研究生档案常见问题答疑

发布时间:2017-06-15 11:46:12


    档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。高校学籍档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。结合我校研究生档案管理实际情况,现就研究生档案常见问题解答如下:

一、新生档案问题

1. 新生档案如何调到学校?

答:对于我校拟录取的博、硕士研究生新生,由学校开具调档函,新生持录取通知书和调档函到原档案保管单位办理档案调取手续,以中国邮政特快专递(EMS)或者机要的方式寄送到调档函上注明的地址。档案办理寄送后,新生应及时通过我校研招网的档案查询系统查看档案寄送情况。

2. 保留入学资格和放弃入学资格的新生档案是否需要调入学校?

答:保留入学资格的研究生档案暂时不调入学校,待正式入学时再调入。已办理放弃入学资格手续的研究生不得将档案调入学校,已调入的将退回到所在生源地的人力资源和社会保障局或下属的人才服务中心。

3. 新生档案应该包括哪些材料?

答:新生档案应包括以下材料:高中和高考材料、大中专学籍材料、入党团材料、奖惩材料、体检表、报到证等。

4. 定向就业研究生档案可以调入学校吗?

答:定向研究生档案应由定向单位保管,一律不调入学校。

5. 超过新生档案接收时限的档案还可以调入学校吗?

答:拟录取研究生的调档函均有接收档案时限,超过接收时限的档案除特殊情况外,一律不再接收。

二、在校生档案问题

1. 在校生档案可以调出吗?

答:在学研究生档案原则上不得调出。若有特殊情况确需调出,研究生须提供调档函,并写申请,经所在学院领导批准,研究生院领导同意后方可调出。档案一经调出将不得再调入,研究生国家助学金自档案调出之月起停止发放,研究生奖助政策以学校相关规定为准。

2. 在校生退学后档案怎么处理?

答:在校生办理退学手续时,应同时提交退学相关材料复印件和身份证复印件,到研究生院办理学生档案转出手续。

3. 在校生如果需要使用个人档案内的材料,该如何办理手续?

答:学籍档案属机密文件,一般不予借出。如确需使用档案内的材料,应办理查档手续:由档案查阅人档案查阅介绍信,到研究生院办理相关手续。档案查阅介绍信模板见“西南林业大学研究生院主页——>资料下载——>学生工作”栏。

三、毕业生档案问题

1. 毕业研究生档案包括哪些材料?

答:毕业研究生档案除入学时调入的所有档案材料外,还有博/硕士期间形成的学籍材料学位材料、奖惩材料、党团材料、报到证(白联)等。上述材料由学校相关部门整理好后集中到研究生院归档。

2. 毕业后档案有什么用?

答:毕业后学籍档案即转化为人事档案,人事档案的作用如下:(1)转正定级,获取干部身份;(2)升学、公务员、事业单位、国企等政审;(3)申报职称;(4)考资格证;(5)入团入党;(6)出国审查;(7)工龄计算、办理养老保险;(8)办理落户;(9)办理准生证;(10)住房补贴发放等。

3. 毕业后档案可以暂时存放在学校吗?

答:按照我国档案法,学校对毕业生没有人事管理权,档案遗留在学校将导致档案材料失效。高校毕业生的档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息,因此未升学/就业学生的档案将派遣生源地的人力资源和社会保障局或下属的人才服务中心

4. 毕业研究生档案档案一般什么时候派遣?派遣的方式是什么?

答:研究生档案每年7月中旬统一通过中国邮政特快专递(EMS)寄送。派遣方式如下:1)拟录取为博士研究生或继续升学的,按照调档函地址进行派遣。2已落实就业单位的,根据就业协议书办理报到证,毕业时按照报到证的地址进行派遣(亦可按照就业单位开具的调档函地址派遣)。3尚未落实就业单位的,毕业时档案默认派遣到生源地的人力资源和社会保障局或下属的人才服务中心。

5. 如何将档案托管到云南省教育厅就业指导与服务中心?

答:对于省外生源想留在昆明就业和升学的应届毕业研究生(未婚未育)可以选择毕业时将档案、户口暂时托管到云南省教育厅大中专毕业生就业指导与服务中心。托管要求:(1)户口在我校的应届毕业生。(2)户口和档案必须一并托管。3未婚未育。

办理程序:登录云南省大中专毕业生就业服务网www.yn111.net按要求申请并打印表格后到研究生院核实确认,盖章后到省教育厅就业指导与服务中心申请办理,办理完成后须交一份托管协议书到研究生院。

6. 延期毕业(包括暂未授予学位)研究生的档案如何处理?

答:因特殊情况延期毕业的学生,由于其档案内的学籍学位材料尚不完整,因此正常学制年限内档案暂不派遣。

7. 如何查询档案去向?

答:可在当年8月初访问“西南林业大学研究生院主页——>学生工作”栏的档案派遣通知追踪档案去向。

中国邮政只提供一年内的有效查询期,毕业生务必在相应的时间内及时与档案接收单位联系,查询确认档案派遣情况,避免出现退档或档案遗失等情况,因超过查询期无法追踪档案去向而致使档案丢失或损毁的,责任自负。

8. 学籍档案和党员档案是一同派遣吗?两者能不能分开?

答:学籍档案和党员档案均为研究生档案的一部分,我校一同派遣。从个人档案的完整、连续、一贯性等方面来看,两者放在一起更有利于个人事业晋升和发展。

9. 毕业生档案寄送地址与报到证可以不一致吗?

答:为毕业生今后个人事业发展的方便,建议档案寄送地址与报到证去向统一。特殊情况(如升学或就业单位没有人事代理权等),可提交由档案去向单位开具的调档函更改档案寄送地址。

10. 就业单位变动如何更改档案寄送地址?

答:通过办理改派手续更改。毕业生工作单位有变动,务必到学校就业指导中心办理改派手续。如果档案还未寄出,凭改派后的报到证及就业协议到研究生院办理档案邮寄地址变更;如果档案已经寄出,由毕业生自行联系原档案接收单位进行档案迁移。

11. 定向就业研究生毕业后档案怎么处理?

答:定向就业研究生毕业后,研究生档案须寄送到定向单位。定向就业研究生毕业前与原单位解除就业协议的,可凭解除协议材料到研究生院办理档案派遣手续。

 

 

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